Các giai đoạn đàm phán trong giao dịch bất động sản (P2)

a) giai đoạn tiếp xúc

Để tiến tới đàm phán chính thức thông thường các bên phải tiến hành tiếp xúc với nhau để trao đổi những thông tin cần thiết. Trong quá trình tiếp xúc với đối tác cần chú ý:

Tạo ra bầu không khí tin cậy và có thành ý hợp tác.

Thăm dò đối tác (ưu thế và hạn chế của họ) để điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch.

Cung cấp cho nhau những thông số cần thiết, đặc biệt là những thông tin về ưu thế của mình. Bởi vì nếu đối tác không biết được ưu thế của doanh nghiệp hoặc không có dược nhận thức như bạn về những ưu thế đó thì các ưu thế cũng không thể phát huy được tác dụng.

Giai đoạn tiếp xúc thường được tiến hành trước khi cuộc đàm phán chính thức được xảy ra. Có thể tiếp xúc trực tiếp hoặc trao đổi thông tin qua điện thoại hoặc Email.

b) giai đoạn đàm phán

Trước lúc đàm phán, cần chuẩn bị tốt phần mở đầu cho một cuộc đàm phán bằng các thủ tục:

–      Chào hỏi, giới thiệu các thành phần trong đoàn.

–      Bên yêu cầu, đưa ra để nghị đàm phán thì bên đó sẽ mở đầu cuộc đàm phán.

–     Có rất nhiều kỹ năng mở đầu như: Tạo tiếng cưòi vui vẻ, Bằng một câu chuyện liên quan đến vấn đề đàm phán (một thí dụ, một đoạn sách báo có sẵn…), Bằng lời khen ngợi có thiện cảm (cách này dễ bị người khác “nắn mình”), tuy nhiên nên chuẩn bị bằng lời không khen, không chê.

Quá trình đàm phán thường diễn ra qua hai bước:

Bước 1: Hai bên đưa ra yêu cầu của mình (cần đưa ra yêu cầu hợp lý)

Trong bước này, hai bên đều phải cố gắng lắng nghe và đưa ra yêu cầu (đặt câu hỏi).

–      Mục đích của lằng nghe nhằm:

+ Lĩnh hội toàn bộ thông tin mà đối tác truyền đạt.

+ Là sự thể hiện tôn trọng đối phương, thoả mãn nhu cầu tự trọng của đối phương, để biết đối phương đã thực sự hiểu lời nói chủ đích của ta hay chưa, đồng thời biết được bối cảnh thời gian, quyền lợi và nhu cầu của đối phương để đưa ra những quyết định có lợi nhất.

+ Lắng nghe phải có chủ đích, tập trung vào những vấn đề trọng yếu nhất. Vừa nghe vừa tìm hiểu, thăm dò, quan sát… đối phương. Tích hội những thông điệp cần thiết nhất.

–     Nghệ thuật đưa ra yêu cầu (đặt câu hỏi). Có nhiều cách đật câu hỏi trong đàm phán như:

+ Câu hỏi đóng: Không cho người khác sáng tạo thểm mà chỉ để cho họ lựa chọn phương án.

+ Câu hỏi mở: Cho phép người trả lời tự do theo suy nghĩ của họ.

+ Câu hỏi gián tiếp (nhằm thăm dò).

+ Câu hỏi nhằm chuyển chủ đề.

+ Câu hỏi thăm dò ý kiến người khác.

+ Câu hỏi có định hướng: Nhằm đưa ra hướng trả lời câu hỏi cho đối tác.

+ Câu hỏi không định hướng: Để tìm ra những suy nghĩ mới của đối tác.

+ Câu hỏi trình bày thông tin.

+ Câư hỏi kết thúc suy nghĩ.

+ Câu hỏi khuyến khích được ra quyết định.

+ Câu hỏi xỏ xiên.

+ Câu hỏi mập mờ.

+ Câu hỏi dẫn dắt: Mang tính định hướng.

+ Câu hỏi tu từ: Kỹ thuật vận dụng ngôn từ.

+ Câu hỏi thật: Đi thẳng vào vấn đề.

+ Câu hỏi kết luận: Rút ngắn cuộc đàm phán.

Bước 2: Hai bên tiến hành đàm phán để đạt được mục tiêu của mình.

Tiến hành đàm phán thực chất là bước trả lời câu hỏi của đối tác, đặt giá và trả giá, khắc phục các bế tắc trong đàm phán (nếu có):

* rả lời các câu hỏi:

Trong trường hợp bình thường: Phải tuân thủ nguyên tắc (chính xác, đầy đủ và kịp thời). Cần lưu ý: Không nên trả lời hấp tấp, vội vàng, để có thời gian suy nghĩ.

+ Khi chưa rõ câu hỏi phải yêu cầu đối tác nói rõ lại câu hỏi.

+ Hiểu câu hỏi nhưng chưa rõ câu trả lời, cần bình tĩnh kéo dài thời gian trả lời.

+ Chỉ trả lời những gì mà đối phương hỏi.

+ Âm lượng vừa nghe rõ ràng, lưu loát, dứt khoát.

+ Những câu trả lời có kèm theo chứng cứ, số liệu thực tế thường có sức thuyết phục.

+ Khi phải trả lời câu hỏi khi bế tắc cần: Kéo dài thời gian bằng việc không trả lời ngay, lái câu chuyện sang hướng khác hoặc trả lời vòng vo, Trả lời mập mờ, chung chung, Đặt lại câu hỏi đó với chính người trả lời, Có thể đánh trống lảng hoặc trả lời phần không quan trọng của câu hỏi.

* Đặt giá và trả giá:

– Một số lưu ý khi đặt giá:

+ Nếu uy tín hàng hóa cao, khan hiếm trên thị trường lên đặt giá cao hơn giá thị trường 15 đến 20 %.

+ Nếu uy tín hàng hoá, khan hiếm không cao, nên đặt giá cao hơn khoảng từ 10 đến 15 %.

+ Uy tín thấp, khan hiếm thấp, đặt giá cao 5 đến 10 %.

+ Không có uy tín, cung lớn hơn cầu nên đặt đúng giá bán.

* Phương pháp trả giá

+ Nếu người bán đặt giá cao, ta tìm cách trả thấp: Cần đưa ra những điểm bắt bí buộc họ phải hạ giá.

+ Nếu đối tác đặt sát giá: Người trả giá nên đặt sát giá.

* Khắc phục bế tắc trong đàm phán.

Khi đàm phán bị bế tắc cần tỉnh táo phân tích sự việc, nhìn lại mình và đối tác. Xem mục tiêu của các bên và tính hợp lý của chúng, xem quan điểm, lập trường, tình cảm, tình huống, ngoại cảnh… nó ảnh hưởng đến việc đàm phán bế tắc, từ đó tìm hướng giải quyết. Nếu vẫn bế tắc có thể sử dụng một trong các cách:

– Thống nhất lại những vấn để đã đạt được, gác lại hoặc gạt bỏ những vấn đề bất đồng.

– Chọn giải pháp đường vòng: Giải quyết những vấn để có thể thống nhất được trước, sau đó mới cân nhắc từng vấn đề bế tắc.

– Tạm thời đình chỉ đàm phán để có thời gian cùng suy nghĩ, và dự kiến tái đàm phán vào dịp sau đó.